MANAJEMEN PROYEK BIDANG IT & PENDIDIKAN #2

MANAJEMEN PROYEK

BIDANG IT & PENDIDIKAN

PENGERTIAN

- Manajemen : mengatur apa yang ingin ia kerjakan.

- Proyek     : sebuah kegiatan yang telah ditentukan batas awal dan akhir masa pengerjaanya.

- Bidang  : sesuai dengan apa yang ia kerjakan.

- IT  : sebuah teknologi yang digunakan manusia dalam   menyebarkan,  membuat, menghilangkan sebuah   informasi.

- Pendidikan  : pembelajaran, pengetahuan, pengarahan kepada      setiap orang .

Secara keseluruhan Manajemen Proyek dapat diartikan sebagai proses yang mengatur sebuah kegiatan dari awal hingga akhir sesuai dengan dengan yang direncanankan.

LATAR BELAKANG

Manajemen proyek dalam dunia kerja sangat penting, karena manajemen proyek itu mengajarkan mulai dari awal perencanaan sampai hasil akhir yang akan di capai. Dengan begitu dengan mengetahui pentingnya manajemen proyek seorang pekerja dapat konsisten dengan apa yang ia kerjakan.

MAKSUD DAN TUJUAN

Samua bisa memahami konsep tentang manajemen proyek.

HASIL YANG DI HARAPKAN

Semuanya bisa paham dengan apa itu manajemenproyek dan dapat mengimplementasikan atau menerapkan manajemen proyek dalam kehidupan sehari-hari atau dalam pekrjaanya.

ALAT DAN BAHAN

- Modul manajemen proyek

- Monitor, proyektor

- Siswa yang mengikuti kegiatan

JANGKA WAKTU PELAKSANAAN

08.00 - 16.00 WIB

PELAKSANAAN

Melanjutkan dari blog saya yang sebelumnya yang berjudul MANAJEMEN PROYEK BIDANG IT & PENDIDIKAN #1. Sekarang saya akan malanjutkan ke point berikutnya yaitu :

- Organizing (Pengorganisasian)

 Organizing (pengorganisasian kerja) dimaksudkan sebagai pengaturan atas suatu kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang, dipimpin oleh pimpinan kelompok dalam suatu wadah organisasi. Wadah organisasi ini menggambarkan hubungan-hubungan struktural dan fungsional yang diperlukan untuk menyalurkan tanggung jawab, sumber daya maupun data.

Dalam proses manajemen, organisasi berfungsi untuk :

1. menjamin terpeliharanya koordinasi dengan baik.

2. membantu pimpinannya dalam menggerakkan fungsi-fungsi   manajemen.

3. mempersatukan pemikiran dari satuan organisasi yang lebih kecil yang berada di dalam

kordinasinya.

Dalam fungsi organizing, koordinasi merupakan mekanisme hubungan struktural maupun fungsional

yang secara konsisten harus dijalankan. Koordinasi dapat dilakukan melalui mekanisme :

1. koordinasi vertikal (menggambarkan fungsi komando),

2. koordinasi horizontal (menggambarkan interaksi satu level); dan

3. koordinasi diagonal (menggambarkan interaksi berbeda level tapi di luar fungsi komando).

Koordinasi vertikal dan bersifat hirarkis :

1. Pelaksana Konstruksi : koordinasi antara General Superintendant dengan Material Superintendant atau dengan Construction Engineer atau dengan Equipment Superintendant.

2. Field Supervision Team, koordinasi antara Site Engineer dengan Quantity Engineer.

atau dengan Quality Engineer merupakan koordinasi vertikal dan bersifat hirarkis.

Koordinasi horizontal dan bersifat satu level :

1. Pelaksanaan konstruksi, koordinasi antara Material Superintendant dengan Construction Engineer atau dengan Equipment Superintendant merupakan.

2. Field Supervision Team, koordinasi antara Quantity Engineer atau dengan Quality Engineer merupakan koordinasi horizontal dan bersifat satu level.

Koordinasi diagonal :

Koordinasi antara General Superintendant dengan Site Engineer merupakan koordinasi horizontal dan bersifat satu level, sedangkan koordinasi antara Kepala Satuan Kerja Pekerjaan Civil Works dengan General Superintendant atau dengan Site Engineer merupakan koordinasi vertikal.

- Actuating (Penggerakan)

Actuating diartikan sebagai fungsi manajemen untuk menggerakkan orang yang tergabung dalam organisasi agar melakukan kegiatan yang telah ditetapkan di dalam planning. Pada tahap ini diperlukan kemampuan pimpinan kelompok untuk menggerakkan mengarahkan dan memberikan motivasi kepada anggota kelompoknya untuk secara bersama-sama memberikan kontribusi dalam menyukseskan manajemen proyek mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.

Berikut ini beberapa metoda mensukseskan “actuating” yang dikemukakan oleh George R. Terry, yaitu:

- Hargailah seseorang apapun tugasnya sehingga ia merasa keberadaannya di dalam kelompok atau organisasi menjadi penting.

- Instruksi yang dikeluarkan seorang pimpinan harus dibuat dengan mempertimbangkan adanya perbedaan individual dari pegawainya, hingga dapat dilaksanakan dengan tepat oleh pegawainya.

- Perlu ada pedoman kerja yang jelas, singkat, mudah difahami dan dilaksanakan oleh pegawainya.

- Lakukan praktek partisipasi dalam manajemen guna menjalin kebersamaan dalam penyelenggaraan manajemen, hingga setiap pegawai dapat difungsikan sepenuhnya sebagai bagian dari organisasi.

- Upayakan memahami hak pegawai termasuk urusan kesejahteraan, sehingga tumbuh sense of belonging dari pegawai tersebut terhadap tempat bekerja yang diikutinya.

- Pimpinan perlu menjadi pendengar yang baik, agar dapat memahami dengan benar apa yang melatarbelakangi keluhan pegawai, sehingga dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan sesuatu keputusan.

- Seorang pimpinan perlu mencegah untuk memberikan argumentasi sebagai pembenaran atas keputusan yang diambilnya, oleh karena pada umumnya semua orang tidak suka pada alasan apalagi kalau dicari-cari agar bisa memberikan dalih pembenaran atas keputusannya.

- Jangan berbuat sesuatu yang menimbulkan sentimen dari orang lain atau orang lain menjadi naik emosinya.

- Pimpinan dapat melakukan teknik persuasi dengan cara bertanya sehingga tidak dirasakan sebagai tekanan oleh pegawainya.

- Perlu melakukan pengawasan untuk meningkatkan kinerja pegawai, namun haruslah dengan cara-cara yang tidak boleh mematikan kreativitas pegawai.

- Controling (Pengendalian)

Controlling diartikan sebagai kegiatan guna menjamin pekerjaan yang telah dilaksanakan sesuai dengan rencana. Didalam manajemen proyek jalan atau jembatan, controlling terhadap pekerjaan kontraktor dilakukan oleh konsultan melalui kontrak supervisi, dimana pelaksanaan pekerjaan konstruksinya dilakukan oleh kontraktor. Pengawas Umum (General Superintendat) berkewajiban melakukan Pengendalian (secara berjenjang) terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh staf di bawah kendalinya yaitu Site Administration, Quantity Surveyor, Materials Superintendant, Construction Engineer, dan Equipment Engineer untuk memastikan masing-masing staf sudah melakukan tugasnya dalam koridor “jaminan kualitas (quality assurance)”. Sehingga, tahap-tahap pencapaian sasaran sebagaimana direncanakan dapat dipenuhi.

Kegiatan ini berlaku juga dalam kegiatan internal konsultan supervisi, dalam artian, kepada pihak luar konsultan supervisi itu bertugas mengawasi kontraktor, selain itu secara internal Site Engineer juga melakukan controlling terhadap Quantity Engineer dan Quality Engineer. Secara keseluruhan internal controlling ini dapat mendorong kinerja konsultan supervisi lebih baik di dalam mengawasi pekerjaan kontraktor. Ruang lingkup kegiatan controlling mencakup pengawasan atas seluruh aspek pelaksanaan rencana, antara lain adalah:

- Produk pekerjaan, baik secara kualitatif maupun kuantitatif

- Seluruh sumber-sumber daya yang digunakan (manusia, uang , peralatan, bahan)

- Prosedur dan cara kerjanya

- Kebijaksanaan teknis yang diambil selama proses pencapaian sasaran.

Controlling harus bersifat obyektif dan harus dapat menemukan fakta- fakta tentang pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan berbagai faktor yang mempengaruhinya. Rujukan untuk menilainya adalah memperbandingkan antara rencana dan pelaksanaan, untuk memahami kemungkinan terjadinya penyimpangan.

HASIL YANG DI DAPAT

Belum semua siswa mampu memaparkan planning mereka di depan, itu berati masih ada siswa yang belum memahami Manajemen Proyek.

TEMUAN PERMASALAHAN

- Sulit untuk mengungkapkan pendapat masing-masing.

- Kendala waktu yang terbatas.

- Masih ada siswa yang pasif dalam komunikasi.

KESIMPULAN YANG DI DAPAT

Sebagai orang IT manajemen proyek sangatlah penting dalam kinerja bekerja, agar tidak menyimpang dari planning.

REFERENSI

- KONSEPSI MANAJEMEN PROYEK DI BIDANG IT.pdf

Terima Kasih Telah Meluangkan Waktu Untuk Membaca.

Wassalamualaiku Wr.Wb

Share this post